Softwareroboter arbeiten effizienter und fehlerfrei. Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorteile der Robotic Process Automation (RPA) bereits erfolgreich. Ein zunehmender Trend ist der Ausbau von RPA auf intelligente Technologien wie maschinelles Lernen und Chatbots. Langweilige, wiederkehrende Tätigkeiten oder Analysen lassen Mitarbeiter gerne von Software erledigen, so bleibt ihnen mehr Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten.
Kompetente Mitarbeiter sind auf dem Markt schwer zu finden, die Arbeitsbelastung des vorhandenen Personals nimmt zu. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzen Unternehmen mehr und mehr auf einen höheren Automatisierungsgrad. Die Softwarelösung RPA impliziert, wie der Name vermuten lässt, eine Art Maschine, die eine Software bedienen kann wie ein Mensch. Allerdings nicht im haptischen Sinn. Vielmehr sind sie digitale Helfer. Sie können dem Sachbearbeiter als persönlichen Assistenten dienen und ihn bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützen. Der Roboter benötigt lediglich die gleichen Zugänge wie ein Mitarbeiter. Zur Verwaltung und Kontrolle der Roboter ist eine Software nötig, diese kann zentral on premise oder in der Cloud ablaufen. „Die Arbeitsabläufe müssen regelbasiert erfolgen und es muss Software involviert sein“, erklärt Nico Haberer, Vorstand der X-impuls AG und Experte im Bereich RPA, „dann kann ein Roboter alle Arten von Aufgaben übernehmen. Sehr gut geeignet sind Prozesse, die eine hohe manuelle Fallzahl besitzen und nur eine geringe Anzahl an möglichen Ausnahmen aufweist. Jede Sonderlogik erhöht den Implementierungsaufwand. Handelt es sich dann noch um eine unbeliebte Aufgabe, so ist dies sehr förderlich für die Akzeptanz von RPA bei den Mitarbeitern.“
Grenzenlose Anwendungsfälle
Konkret kann RPA beispielsweise bei der Zählerstandsplausibilisierung, der Änderung von Kundendaten wie Bankverbindung, bis hin zur Unterstützung bei der Angebotskalkulation oder Kundenrückgewinnung eingesetzt werden. Die möglichen Anwendungsfälle scheinen grenzenlos. Ein Integrationsaufwand fällt nicht an. Die Roboter können über System- und Anwendungsgrenzen hinweg tätig werden. Man benötigt keine zusätzlichen Schnittstellen. Er meldet sich wie ein Mitarbeiter im System an und bedient die Software genau gleich. Die Mitarbeiter werden durch RPA von monotonen Aufgaben entlastet und gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Es können beispielsweise Dateien aus einer E-Mail kopiert, in Formulare eingefügt und im System verbucht werden. Die Mitarbeiter werden durch RPA also nicht ersetzt, sondern unterstützt und die Produktivität des Unternehmens wird erhöht.
Die Vorteile lassen sich nicht leugnen. Roboter arbeiten unermüdlich rund um die Uhr. Dabei sind sie schneller als ein geübter Mitarbeiter, im Schnitt um den Faktor Drei und dabei fehlerfrei. Wirklich fehlerfrei? „Roboter machen keine Fehler, da sie nach dem vordefinierten Regelwerk arbeiten. Deshalb kommt der Konzeptionsphase eine besondere Bedeutung zu. Man muss den Prozess vollumfänglich analysieren und dokumentieren, um Fehler zu verhindern“, unterstreicht Nico Haberer. Er bringt mit seiner sechszehnjährigen Berufserfahrung nicht nur nötige Entwicklerkompetenzen mit, sondern hat sich als SAP-Berater als Experte für Ausnahmen in Prozessen einen Namen gemacht. Gemeinsam mit seinen Kollegen bei der X-impuls AG arbeiten sie mit führenden Softwareunternehmen in dem Bereich eng zusammen.
Proof-of-Concept als idealer Einstieg
Im Fokus steht vor jeder Einführung eine detaillierte Analyse. „In der Praxis hat sich ein Proof-of-Concept bewährt, um dem Kunden das Thema RPA näher zu bringen und Kompetenzen aufzubauen. Zu Beginn werden Prozesse ausgewählt, die sich für die Automatisierung eigenen und entsprechende Potentiale zur Effizienzsteigerung bieten. Diese werden dann in der Gesamtheit ihrer Verarbeitungspfade analysiert und dokumentiert. Auf dieser Basis wird der Roboter implementiert“, erläutert der Berater das Verfahren. „Unser dreistufiges Vorgehensmodell für das Proof-of-Concept besteht aus mehreren Workshops, an deren Ende der fertige Roboter steht. Unsere Experten setzen auf eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, mit dem Ziel beim Kunden Kompetenz im Thema RPA aufzubauen. Nur wenn der Kunde das Thema vollumfänglich durchdringt, können Mehrwerte zusammen entstehen.“
Die bisher gesammelten Erfahrungen mit RPA zeigen ein enormes Potential und reichen von einer deutlichen Kostensenkung über Qualitäts- und Produktivitätssteigerung bis hin zu kürzeren Bearbeitungszeiten und Mitarbeiterentlastungen. Es lohnt sich für alle Unternehmen, bei denen manuelle Aufwände in der Prozessbearbeitung auftreten. Meist kann man bereits einen ROI (Return on Investment) von einem Jahr erreichen.
Die meisten RPA-Anbieter stellen bereits heute weitere Funktionen, wie Machine Learning oder Chatbots bereit. Nico Haberer verrät: „Wir arbeiten unter anderem mit UiPath, einem bewährten Anbieter für RPA. Dieser unterstützt beispielsweise die native Integration von Dialogflow oder Druid. Dialogflow von Google ist mit seinem Chatbot Service Marktführer, nicht zuletzt aufgrund der fortschrittlichsten Spracherkennung mit Machine Learning. Sie wird bereits auf über 400 Millionen Smartphones weltweit eingesetzt.“ Auch hier stehe am Anfang die Konzeption der Unterhaltung mit dem Roboter. Der Fokus liegt auf der gewünschten Interaktion mit den verschiedenen Gesprächspfaden, sowie den abhängigen Daten und Prozessen. Darauf aufbauend wird der Roboter konzeptioniert und implementiert. Die Integration der Chatbots selbst wird dabei nahtlos durchgeführt. UiPath bringt dafür alle notwendigen Funktionen bereits mit.
RPA als Innovationstreiber – sprechen Sie uns an
„Eine Erhöhung der Geschwindigkeit bei gleichzeitiger Kostenreduzierung sind Argumente, die man nur schwer wiederlegen kann. Nutzen Sie RPA als Innovationstreiber, um Ihr Unternehmen erfolgreicher zu machen“, fasst der Experte zusammen. „Sprechen Sie uns einfach an, wir entwickeln zusammen mit ihnen eine passgenaue Lösung.
